Corona-Krise: Inputs für die Kommunikation mit Mitarbeitenden
“Die Corona-Krise betrifft uns alle. Eine klare Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Partnern und der Öffentlichkeit spielt bei der Bewältigung der aktuellen Lage eine zentrale Rolle. Nachfolgend erhalten Sie wertvolle Inputs zur Gestaltung der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden.”
Autorin: Karin Brun-Lütolf
In Krisen gerät die interne Kommunikation gerne ins Abseits. Die regelmässige und offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist jedoch so wichtig! Um die schwierige Situation erfolgreich zu bewältigen, müssen Ihre Mitarbeitenden mit Ihnen zusammen am gleichen Strick ziehen.
Inputs zur Gestaltung der internen Unternehmenskommunikation:
Die regelmässige interne Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist das A und O. Die Kommunikation wirkt von innen nach aussen. Während einer ausserordentlichen Lage wird sie noch intensiver. Angeordnete Massnahmen müssen kommuniziert und anschliessend befolgt werden. Nur so kann der Betrieb aufrechterhalten werden. Auch Ihre Kunden werden den positiven Effekt einer regelmässigen, transparenten Kommunikation mit den Mitarbeitenden wahrnehmen.
Auch wenn Ihr Terminkalender als CEO oder Inhaber eines Unternehmens voll ist, sollten Sie in regelmässigen Abständen informieren. So vermeiden Sie ein Informationsvakuum. Ihre Mitarbeitenden können Ihre Gedanken nicht lesen. Sie sind verunsichert und machen sich Sorgen um ihre Sicherheit und ihre berufliche Zukunft.
Regelmässig informieren heisst, sich einen Plan zurecht zu legen. Die 6W-Regel hilft dabei:
Wann wird kommuniziert (z. B. Information nach den Medienkonferenzen des Bundes oder des Kantons, besonders bei Veränderungen der Situation, jeden Montag Morgen usw.)
Was wird kommuniziert (faktenbasierte Botschaften, Unklarheiten entsprechend benennen)
Warum wird kommuniziert (Konsequenzen aufzeigen)
Wo oder wie wird kommuniziert (Kommunikationsart und -kanal wählen, siehe Beispiele unten)
Wer kommuniziert, wer ist Adressat (alle Mitarbeitenden, Führungskräfte, Risikogruppen, kranke Mitarbeitende, Eltern mit kleinen Kindern usw.)
Viele KMU’s verfügen nicht über standardisierte, interne Kommunikationsmittel. Wie kann die Belegschaft dennoch informiert werden?
Beispiele für interne Kommunikationskanäle in Zeiten der Abstandsregel und 5-Personen-Regel:
Reale Welt:Standup-Meetings mit maximal 5 Personen unter Einhaltung der Hygienevorschriften und Abstandsregeln von 2 Metern
Virtuelle Welt:
Intranets, Newsroom, Blogs, Wissensdatenbanken
Online-Newsletter
Chats und Video-Botschaften (z. B. Whatsapp, persönliche Facebook-Gruppen)
Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen (z. B. Zoom.us, Skype, Skype for Business, Slack, Teams, Whatsapp usw.)
Bildschirme im Unternehmen
Telefonhotline
beekeeper.io, eine Kommunikations-App für Mitarbeiter, die fast alles auf einmal kann. Wärmstens empfohlen.
Printmedien:
Informationsschreiben und Merkblätter auf Papier und per E-Mail
Plakate
Roll-ups
Setzen Sie diese Kommunikationskanäle systematisch ein. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Mitarbeitenden am besten erreichen.
Kommunizieren Sie, wenn möglich, mit einer Stimme (z. B. der Chef oder die Leiterin der Kommunikationsabteilung).
Bevor intern kommuniziert wird, werden die Führungskräfte klar gebrieft (z. B. mit einem Frage-Antworte-Katalog).
Ihre Botschaften sollten sich nach den aktuellen Fakten richten. Wenn etwas nicht klar ist, dann sollte auch entsprechend kommuniziert werden.
Eine ehrliche und authentische Kommunikation ist essenziell. Sprechen Sie Herausforderungen, Unklarheiten oder Probleme bei der Umsetzung der angeordneten Massnahmen an und begründen Sie diese. So bleiben Sie glaubwürdig.
Pflegen Sie auch mit Mitarbeitenden im Homeoffice regelmässige Kontakte – vielleicht auch einmal in einer virtuellen «Pause».
Im Krankheitsfall oder wenn die Mitarbeitenden zu Hause bleiben müssen: Bleiben Sie in Kontakt, zeigen Sie Anteilnahme, bieten Sie Hilfe an.
Kommunizieren Sie Erfolgsbotschaften, verbreiten Sie Zuversicht.
“Eine empathische und klare Kommunikation ist das Fundament von Beziehungen – gerade während einer ausserordentlichen Lage. ”
Ich unterstütze Sie kompetent, schnell und unkompliziert:
Themen-Recherche
Aufbau von internen und externen Kommunikationskanälen
Textredaktion, Lektorat oder Korrekturlesen
Medienarbeit
Unterhalt von Online-Medien wie Intranets, Webseiten oder soziale Medien
Gestaltung von Flyern, Plakaten und Publikationen
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg während dieser schwierigen Zeit. Bleiben Sie am Ball, zusammen schaffen wir es. Und das Wichtigste zum Schluss: Seien Sie sorgsam und bleiben Sie alle gesund.